一、案例背景

中兴通讯股份有限公司（以下简称中兴通讯）作为全球领先的综合通信与信息技术解决方案提供商，业务覆盖160多个国家和地区，服务全球1/4以上人口。截至2023年，中兴通讯国际市场营业收入达377.7亿元，占公司整体营收的30.4%，充分展现国际化发展的强劲动力。在全球业务活动中产生的档案是中兴通讯合法合规经营的记录，是国际化企业品牌建设的支撑，在全球经济一体化和外部环境日趋复杂严峻的背景下，加强境外子公司的档案管理刻不容缓。

▲中兴通讯股份有限公司

（一）国内外法律法规的合规要求

《中华人民共和国档案法》及欧美等国家法律法规明确要求，企业合法合规经营，必须完整保存重要的经营记录。《企业境外档案管理办法》要求境外档案工作应当在遵循所在国家或地区法律法规的基础上，本着有利于国家利益和企业合法权益的原则，以企业资产关系为纽带，实行统一管理，确保完整、准确、有效、系统和安全。

（二）跨国企业风险管控的内在需求

档案管理是企业风险管控的重要抓手。若经营、管理过程决策和执行记录缺失，敏感信息泄露，将影响决策的科学性和连续性，面临信息安全和数据隐私保护等风险。由于不同国家法律法规存在差异，且境外子公司档案体量大、分布广，档案工作人员国籍多样，境外档案管理面临较大挑战。

二、主要做法

中兴通讯确立大集中档案管理模式，搭建统一的档案管理平台，采用“先试点，再推广”的思路开展境外档案工作。以中兴通讯（菲律宾）有限公司（以下简称菲律宾子公司）为试点，体系化打造档案管理样板点，总结形成了一套可复制的境外子公司档案工作标准化流程，实现“全球档案管理一本账”，为企业经营发展保驾护航。

（一）组织保障：管理层参与，三级架构筑基石

中兴通讯管理层高度重视并关注境外子公司档案管理情况。菲律宾子公司的档案管理样板点建设启动会和验收会，均邀请管理层参与评审并进行验收。管理层的深度参与，为档案管理工作提供了坚实保障及方向指引。

顺应中兴通讯的治理架构，菲律宾子公司档案管理建设按照“总部档案团队-业务主管单位档案管理小组-子公司档案管理小组”三级组织架构有序开展。总部档案团队负责统一标准、平台建设及指导赋能；业务主管单位档案管理小组负责资源支持、管理推进及质量验收；子公司档案管理小组负责落地执行。三级组织架构的设立及运作，自上而下明确了各方职责及目标，为菲律宾子公司样板点在短短半个月内完成建设奠定了组织基础。

（二）法规遵从：全流程管控，因地制宜定制度

菲律宾子公司在当地为独立法人主体。为确保档案管理工作合法合规，中兴通讯档案部门协同法律合规、人力资源、信息安全等部门，对文件材料归档、档案保管、档案利用、档案管理奖惩等全流程组织了法律适用性分析及风险评估，并实施应对举措。在归档环节，个人数据归档前要先获取数据主体的同意，如由用户签署隐私通知书等。在档案保管环节，经法务评估可以跨境保管的档案，由中兴通讯与菲律宾子公司签订数据跨境保管协议，明确各责任方对数据保护的义务以及管控举措后，再传输至统一的档案平台；对于严控不得跨境保管的档案，就地归档保存。在档案利用环节，依照信息安全管控要求，对不同密级的档案分级设置利用权限。在档案管理奖惩环节，遵从当地劳工法律法规，个性化设计档案人员违规处罚条款。此外，菲律宾子公司参照《中兴通讯档案管理总则》，依据实际情况制定《中兴通讯（菲律宾）有限公司档案管理规定》，明确档案管理目标、原则、归档、整理、移交、保管及考核奖惩等要求，实现了制度统一。

（三）标准落地：灵活性调整，科学管理守基线

菲律宾子公司以满足档案真实性、完整性、安全性、可用性为基线要求，对标总部电子文件归档、纸质文件归档、档案保管场所建设标准化流程，结合当地软硬件条件进行适应性调整后形成可执行的标准，满足了境外子公司的真实需求，极大提高了档案管理效率和资源利用效率。例如，在档案保管场所建设方面，因菲律宾当地办公场地无法设立集中档案库房，就调整为按业务档案类型进行分布式保管，配置档案柜、监控设备等满足档案保管和保护要求的设施设备，并由专人管理。菲律宾子公司在15天内迅速完成近5年电子及纸质文件材料归档整理和安全保管，有效避免了因档案存放混乱带来的各种风险和利用不便。

（四）集中平台：数字化工具，自动归档增质效

为节约系统建设成本，菲律宾子公司与总部采用一体化的档案管理平台，复用其归档、整理、移交、利用功能。在样板点建设期间，结合菲律宾子公司档案管理人员多为兼职且工作语言为英文等情况，中兴通讯重点对档案系统及档案管理工具进行功能改造和开发。一方面，上线英文版文件材料归档范围及档案保管期限表，改造开发档案系统英文版功能界面，满足本地员工可视化归档需求；另一方面，自研开发“归档看板”管理工具，实现归档责任到人，月度动态提醒归档，促进应归尽归。存放在业务系统的电子文件，依托系统集中管理的优势及成熟的数字化水平，由中兴通讯总部统一规划部署，实现自动无感归档，并采用“四性”检测技术自动监测归档质量。目前，中兴通讯已实现42个业务系统自动归档，其中菲律宾子公司涉及的自动归档系统已达9个。

（蓝晓）