“数字档案馆测评”新旧办法对比
2025-03-21 13:31
2025年3月11日,国家档案局印发了《推进数字档案馆建设实施办法(试行)》(档办发〔2025〕3号)(以下简称《实施办法》),同时废止了2014年11月印发、2023年10月修订的《数字档案馆系统测试办法》(以下简称《测试办法》)。《实施办法》的发布,标志着数字档案馆测评工作迈入了一个新的阶段。该办法对认定要求、认定结果和指标体系进行了调整,使其更加贴合当前档案信息化发展的新趋势和新要求。本文探讨了新旧办法的具体调整。
1.准入要求
《实施办法》和《测试办法》都规定了四个不得申请的情形,强调了建立完整的馆藏文件级目录数据库、电子档案的接收以及信息安全的重要性。
通过对比可以看出,《实施办法》相对于《测试办法》作出了以下几方面的调整:
一是强调数字档案馆建设项目必须通过整体验收,这是参与认定的前提条件;二是要求必须接收电子档案并开展电子档案保管服务,而《测试办法》只提到了电子档案接收工作;三是明确了 “近3年发生过重大信息安全事故或存在严重信息安全隐患”,而《测试办法》则没有明确的时间限制;四是删掉了对数字化率的要求。对于数字化率的要求放入了“档案数字资源”部分。
2.认定流程
《实施办法》和《测试办法》规定的测评流程基本相似,分为申请(认定/测试)、测评(现场认定/测试)、结果(审定/审批)三个程序。
通过对比可以看出,《实施办法》相对于《测试办法》作出了以下几方面的调整:
(1)申请主体 :《实施办法》强调“由省、自治区、直辖市档案主管部门”向国家档案局提出申请,这主要是因为自2023年国家档案局发布《关于修改数字档案馆系统测试办法》开始,调整了国家级数字档案馆的范围:仅限副省级以上国家综合档案馆,其他市县区综合档案馆和其他类型档案馆,不再列入国家局的测试范围。
(2)测评依据:《实施办法》指出“依据《指南》和《指标表》及相关标准规范开展现场认定工作”,而不仅仅是依据《指标表》,这进一步提高了认定的科学性和规范性。
(3)结果反馈:《实施办法》仅说明“认定结果由国家档案局审定后反馈”,去掉了《测试办法》中“30日内”的时间限制,使得反馈流程更加灵活高效,适应了不同情况下认定的需求变化。
此外,《实施办法》第十二条提到了“撤销其认定结果”的规定,以加强监督和管理,确保数字档案馆建设的质量和效果。
一是已经建成数字档案馆的单位应当积极运用新理念新技术,不断提升数字档案馆建设和运行管理水平,持续发挥数字档案馆作用;二是国家档案局和省、自治区、直辖市档案主管部门应当对各自认定的数字档案馆进行监督检查;三是及时向存在工作停滞、安全隐患突出等严重问题的数字档案馆提出整改要求;四是对在规定时限内未按要求完成整改的,撤销其认定结果。
3.认定结果
《测试办法》采用百分制评价体系,依据《数字档案馆系统测试指标表》(以下简称“《测试指标》”),评价结果达到80分以上为通过国家级数字档案馆测试,达到90分以上则被认定为“全国示范数字档案馆”。
《实施办法》采用定性与定量相结合的方式,依据《数字档案馆建设和认定指标表》(以下简称“《认定指标》”)确定认定结果。认定指标共计90项,其中有12项标星指标。符合《指标表》中80%以上指标项要求的认定为合格数字档案馆;符合《指标表》中90%以上指标项要求,且标星指标项全部符合的认定为高水平数字档案馆。
4.指标体系
4.1总体比较
从《测试指标》和《认定指标》这两个表格整体来看,存在明显的不同。
《测试指标》表格较为复杂,分为多个层级,包括一级指标、二级指标、指标要求、评分细则和评估方式。测试内容涵盖基础设施、系统功能、档案资源、保障体系和服务绩效五个方面,共计99条指标要求。并针对每条指标要求列出详细的评分细则,包含具体的分值分配、扣分标准和评估方法,如实地查看、系统演示、报告查阅等。表格设计用于量化评估,通过分数来衡量数字档案馆系统的建设质量和运行效果。
《认定指标》表格形式较为简洁,主要分为指标项、指标要求和结果。认定维度跟《测试指标》基本保持一致,围绕基础设施、应用软件系统功能、档案数字资源、保障体系和服务效能五个部分展开,共计90条指标要求。结果分为“符合”或“不符合”,操作性强,便于快速判断是否满足建设标准。表格设计更侧重于规范性和符合性检查,用于指导数字档案馆的建设和认定。
4.2指标项比较
下图分别对指标体系中的五个部分进行了对比分析。
(一)基础设施
在基础设施部分,《测试指标》中主要关注机房建设、网络平台、服务器及存储备份设备、终端设备、档案数字化设施设备等,侧重于硬件设施的配置和性能。《认定指标》对指标要求进行整合,将服务器及存储备份设备、终端设备和音视频等设备归为“硬件设备”一个指标(包括5项指标要求),简化了指标体系。另外增加了对国产化要求的考量,强调根据有关规定制定设施设备国产化实施方案,有序推进服务器、操作系统、数据库等国产化工作,这体现了对信息安全和自主可控的高度重视,符合国家信息安全战略的要求。
(二)应用软件系统功能
在应用软件系统功能部分,《测试指标》主要围绕接收、管理、保存、利用和系统管理五个方面展开,明确了数字档案馆系统的基本功能要求。相比之下,《认定指标》不仅涵盖了上述五个方面的基础功能,还增加了两条加*的指标,强调了运用人工智能、数据分析等新一代信息技术的功能,如辅助开展档案开放、销毁等鉴定功能,辅助编研及工作流程设定等功能,这体现了对新技术应用的鼓励和引导,有助于提升数字档案馆系统的智能化水平。
(三)档案数字资源
在档案数字资源部分,《测试指标》主要围绕档案资源建设和档案资源管理两个方面展开。而《认定指标》虽然涵盖了上述两个方面,但在具体指标要求上进行了明显的调整。一方面指标要求有所提高,如“开展馆藏纸质档案数字化工作,馆藏纸质档案100万卷以下应数字化率达到90%以上,100万卷以上应数字化率达到80%以上”,这体现档案数字化建设的更高标准,应该是对以往档案数字化成果的肯定和继承。另一方面,《认定指标》还增加了档案数字资源安全管理方面的要求,明确指出必须剥离非涉密系统中的涉密数据,并确保涉密系统及涉密数据严格按照国家保密要求进行管理。同时,对档案数字资源的备份、恢复以及异地备份等工作也提出了更为详细的要求,以保障档案数字资源的安全性和可靠性。
(四)保障体系
在保障体系部分,《测试指标》中主要涉及制度制定与实施和条件保障等方面,注重制度建设和运行维护机制的完善。《认定指标》在这些基础上,进一步细化了部分指标要求,如:增加了对数字档案馆运行维护经费的要求,规定每年达到建设经费10%,这有助于确保数字档案馆的长期稳定运行。
(五)服务效能
在服务效能部分,《测试指标》名为“服务绩效”,分为档案业务能力提升和用户满意度两个方面,注重档案管理工作效能与用户满意度的提升。《认定指标》则分为服务能力和效能提升两个方面,侧重档案服务能力和档案管理工作效能的提升,并特别提出了“应用大数据、人工智能等新一代信息技术取得实际成效”作为高水平指标要求。
5.总结
总的来说,《实施办法》的调整主要体现在以下几个方面:
《实施办法》的发布是国家档案局对档案信息化发展战略的积极响应,标志着数字档案馆建设从试点阶段进入全面推广阶段。这些调整将为档案事业的数字化转型提供更有力的支持,推动档案工作更好地服务于国家治理现代化。
(蓝晓)
凡注明来源重庆日报的作品,版权均属重庆日报所有,未经授权不得转载、摘编或利用其它方式使用上述作品。已经本网授权使用作品的,应在授权范围内使用,并注明“来源:重庆日报网”。违反上述声明者,本网将追究其相关法律责任。
除来源署名为重庆日报稿件外,其他所转载内容之原创性、真实性、完整性、及时性本站不作任何保证或承诺,请读者仅作参考并自行核实。